.

30 Nisan 2013 Salı

Etkin E - Mail Yazma Kuralları



Artık iş hayatında kişilerin birbiri ile konuşmak yerine ağırlıklı olarak E-mail ile iletişim kurması  yoğunlaştı. Hatta aynı ofis içerisinde yanyana çalışanlar dahi abartısız birbirlerine e-mail atar durumdalar. Yüzyüze  iletişim kurmak her zaman çok daha iyidir.Eğer yüzyüze görüşme şansı varsa bu şekilde  iletişim kurmak her zaman çok daha etkilidir.Yazılı iletişimde kişilerin birbirini yanlış anlama ihtimali daha yüksek olacağı gibi, o anki duygu ve düşüncelerini ölçme ve algılamaları da imkansızdır. Telefonla iletişimde yazılı iletişime göre daha iyi orada da kişinin ses tonundan duygu ve düşüncelerini anlayabilirsiniz. Fakat  e –mail atılacaksa, onunda bazı kural ve incelikleri var ki bunlardan bahsedeceğim :

1)         E-Posta yazmaya mutlaka bir selamlaşma ile başlayın, Günaydın, Merhaba gibi. İçeriği yazdıktan sonra da mutlaka yine iyi dileklerle e-postanızı  noktalayın, İyi Çalışmalar gibi.E-posta işlemi ne kadar elektonik bir işlemde olsa karşımızdaki bir insan ve mutlaka bu tarz iyi dilek içeren kelimeleri bekleyecek ve yumuşak bir başlangıç olacaktır.
2)         E-Posta oluştururken, mutlaka konu satırını kullanın. Örnek1 :   Bilgi : 43 no.lu Gömlek siparişi Örnek.2  Onay : Depoya klima satınalınması   E-posta alıcınızın acelesi ya da iş yoğunluğu olabilir konuya bakarak, o an okuyup okumamaya karar verebilir.E-Postanızın herhangi bir aciliyeti yoksa, sonra okunması önce ve acelelikle okunmasından daha iyi sonuçlar verebilir.Hatta acil cevap beklediğiniz durumlar için e-postadaki Önemli işaretlemesini de kullanabilirsiniz. Yalnız her e-mailinize önemli işaretini  koyup, abartılı davranmak  karşınızdaki kişiyi zamanla sıkar ve en önemli maillerinize de  gereken önem verilmeyebilinir.
3)         Açık ve anlaşılır, net ifadeler kullanın. Kısa ve öz olan e-postalar çok daha iyi ve etkilidir.Kimse karmaşık yazıları çözmek için zaman kaybetmek istemez. Gereksiz ifade ve sözcüklerden kaçınarak, konunuz ne ise direkt konuya odaklanın, konuyu gereksiz yere dağıtmayın.Dağınık cümleler ve gereksiz kurduğunuz kelimeler, asıl dikkat çekmek istediğiniz noktadan uzaklaştırır.
4)         E-Mail atma sebebiniz bir dosya paylaşımı ise; mutlaka bir iki satır birşeyler yazın.Merhabalar, …..   dosya eklidir.İyi Çalışmalar gibi..
5)         E-Maillere hızlı cevap verin. İletileri Gelen Kutusu'nda cevapsız öylece bırakmayın. Gönderen kişiye mutlaka geri dönüş yapın, eğer hemen yanıt verecek durumda değilseniz, daha sonra dönüş yapacağınızı mutlaka bildirin.
6)         Noktalama işaretlerini peşpeşe kullanmayın. Cümlelerin sonuna, ???? yada !!!! gibi noktalama işaretlerinin ardarda konularak oluşturulan e-postalarda, alıcı oluşturan kişinin kızgın veya bağırarak konuştuğunu düşünebileceği gibi ciddiyetsiz olarak da algılayabilir. Noktalama kurallarına uyarak yazın.
7)         Cümleyi büyük harfler kullanarak yazmayın. Sadece büyük harf kullanarak yaptığınız konuşmalar sizin  BAĞIRDIĞINIZ-HAKARET ettiğiniz   anlamına gelmektedir. Bu nedenle normal  olarak yazmanız tavsiye edilir. Eğer bazı konuların üzerinde durmak istiyorsanız, bunu cümle içinde ya da altını çizmek sureti ile yazabilirsiniz.
8)         Eğer maili şirket dışından bir yere gönderecekseniz mutlaka imza kısmını kullanın.Adınız Soyadınız, Şirket Adı ve iletişim bilgileriniz mutlaka olsun. Ayrıca unutmayın  imzalı bir e-posta günümüzde gönderilecek en etkin bir tanıtım aracıdır. Şirketlerde e-posta imzasının standart hale getirilmesi, şirketin standart değerlere sahip olduğunu, disiplinli hareket ettiğini gösterir. İmza kısmında varsa şirketin sloganı olabilir bunun dışındaki gereksiz özlü sözler ve  resimlerden kaçınınız.

9)         Kızgınken asla  yazmayın. Belki en sık önerilen fakat çiğnenen etik kurallarından biridir bu. Bir kişiye kızgınlıkla yazdığınız ağır şeylerin geri alınamayacağını unutmayın ve yazdıklarınızın karşınıza bir gün mutlaka çıkacağını bilin.Bir tavsiye :  Eğer o an anlatmak veya yazmak sizin için bir rahatlama olacaksa da;  kızgenken bir Word dosyasına yazın ertesi gün okuyun, hak vereceksiniz.
10)       Herkes teknolojiyi sizin kadar takip etmiyor olabilir, bu nedenle çok fazla simge kullanmayın. İletilerde, gülümsemeleri kullanmak bugünlerde duyguları anlatmanın sıkça kullanılan bir yolu oldu. Fakat sizin şaka veya şirinlik maksadı ile yapmış olduğunuz o gülümseme işaretini, karşınızdaki alaycı bir ifade olarak niteleyebilir.Sonuçta yazılı ve kalıcı bir iletişim halindesiniz.Bu tür ifadeler kullanarak, istemeden insanları kırabilir, yazılı iletişim şekli olduğundan o an fark etmeyerek  belki de çok sonra farkına varabilirsiniz.
11)       Kısaltılmış terimler,  jargon kelimeler, ya da yabancı dilde kelimeler  kullanmayın. Mailiniz Türkçe ise, tamamen Türkçe olsun. Yarı Türkçe yarı başka dildeki kelimeler yazmak sizi, karşınızdaki kişinin gözünde sizi “dil bilen”, “bilgili”  konumuna değil  “ukala” konumuna düşürür.Kısaltılmış terimler de karşınızdaki tarafından anlaşılmayabilinir.
12)       Mailiniz kimi ilgilendiriyorsa o kişiye, gerçekten başka bilgilendirme yapılması gereken kişi varsa da o kişiye “cc”  yapınız.Unutmayın gerekli/gereksiz  herkese mail atmanız “cc” ye koymanız, çok iş yaptığınızı göstermeye çalışmanız sizi diğerlerinin gözünde çalışkan yapmayacak, bir süre sonra  önemli de olsa yazdığınız hiçbirşeyin önemsenmemesine neden olduğu gibi, mailinizdeki asıl muhatap kişileri de kızdırabilecektir.
13)       Göndermeden önce, sesli bir şekilde okuyun. Anlatmak istediğiniz herşeyi tam olarak yazdığınızı düşündüğünüz anda, gönder tuşuna basmadan önce e-postayı sesli olarak okumanız,  kendinizi alıcının yerine koymanızı sağlayacağı gibi size yazdıklarınızı tekrar düzeltme şansı verecektir. Unutmayın, düşünceniz yazılı olarak ifade edilmişse, geri almak zordur. Ayrıca asla unutulmamalıdır ki, alıcının bir yazıcısı ve ilet tuşu vardır. Tüm şirketi ya da daha ötesini gezebilecek şeyleri asla yazmayın.






8 yorum:

  1. Teşekkürler bilgi paylaşımı için.

    YanıtlaSil
  2. Çok güzel yazı olmuş, emeğinize sağlık..

    YanıtlaSil
  3. gülçin hanım bilgilendirme için teşekkür ederiz mail yazarken Cc'lerde ilk başa görevine göre kimleri yazmalıyız.

    YanıtlaSil
  4. Merhabalar, şirketlerde önce görev bazında sıralama yapılır, görevler denkse de kıdemi yüksek olan daha öne yazılır.

    YanıtlaSil